Stałym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa jest niszczenie dokumentów. Obowiązek pozbywania się zbędnych akt reguluje RODO.
Status niszczenia dokumentów określa art. 2 pkt. 4 RODO mówiący o “operacji lub zestawie operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Należy pamiętać, że usuwanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga szczególnych środków bezpieczeństwa.
RODO nie określa sposobu w jaki dokumenty mają być zniszczone. Każdy sposób, który uniemożliwia dalsze przetwarzanie danych jest dobry. Wszystkie dane w stosunku do których ustał interes prawny administratora do przetwarzania należy bezzwłocznie usunąć. Jedyną możliwością, aby tego dokonać jest odpowiednia archiwizacja, która ułatwia szybkie odnalezienie się w gąszczu dokumentów.
Niekoniecznie pracodawca sam musi dokonać zniszczenia dokumentów. Można skorzystać z usług firmy zewnętrznej specjalizującej się w tego typu zadaniach.
Aby proces niszczenia danych przez firmę przebiegał zgodnie z prawem, podpisana powinna być stosowna umowa, która określi prawa, obowiązki, terminy oraz wysokość wynagrodzenia.
Oprócz tego administrator danych, zlecający usługę niszczenia, musi zawrzeć z firmą niszczącą dokumenty, umowę powierzenia danych. Umowa taka gwarantuje zlecającemu, że firma pozbywająca się dokumentów posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby usunąć dokumenty zgodnie z zapisami RODO.
Ponadto, umowa powierzenia danych powinna zawierać informacje dotyczące przedmiotu i czasu trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą, jak również prawa administratora.
Powierzając firmie zewnętrznej dokumenty do zniszczenia należy ustalić, czy usługobiorca odbierze dokumenty w odpowiednio dostosowanych do tego pojemnikach, wystawi stosowny certyfikat potwierdzający zniszczenie, udostępni administratorowi możliwość śledzenia procesu niszczenia oraz czy w sposób rzetelny sporządzi protokół zdawczo-odbiorczy. To podstawy zabezpieczające przedsiębiorcę przed ewentualnymi nieprawidłowościami ze strony usługobiorcy.
W przypadku niszczenia dokumentów warto dokładnie stosować się do wymogów prawnych. Dane osobowe w świetle prawa europejskiego są szczególnie chronione i żaden przedsiębiorca nie chciałby spotkać się z karami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów. Byłaby to bowiem bolesna strata pod kątem finansowym jak i wizerunkowym.
