Kwestie dotyczące niszczenia dokumentacji papierowej i cyfrowej od października 2012 reguluje norma DIN 66399 opracowana przez niemiecki komitet: Standards Committee for Information Technology and Applications (Komitet Normalizacyjny ds. Technik Informacyjnych i ich Zastosowań). Nowa norma zastąpiła wcześniejszą DIN 32757-1:1995-01, uwzględniającą jedynie sposób niszczenia dokumentacji papierowej.
Co reguluje norma DIN 66399?
Norma DIN 66399 oprócz określenia klas i poziomów tajności niszczenia dokumentów papierowych, ściśle precyzuje te klasy dla innych nośników danych. Norma ta określa szczegółowo stopnie niszczenia osobno dla nośników optycznych, magnetycznych, elektronicznych, informacji w zmniejszonej postaci oraz dysków twardych. Wg DIN 66399 każdy z nośników ma określoną wielkość ścinka lub stopnia uszkodzenia ( w przypadku dysków twardych), który musi być efektem niszczenia. Wielkość tych ścinków lub stopień uszkodzenia dysków zależne są od zapisanych na nośniku danych i wymogów co do klasy i stopnia ich usunięcia.
Norma DIN 66399 – klasy ochrony
Norma DIN 66399 wyznacza 3 klasy tajności odnoszące się do rodzaju informacji, które zawiera dokumentacja papierowa i cyfrowa. Ta klasyfikacja pozwala na późniejsze określnie wymagań stawianych maszynom oraz procesom niszczenia dokumentów.
Klasa 1: Ochrona przeznaczona dla danych wewnętrznych, do których dostęp ma szerszy krąg odbiorców. Przykład: odpowiednia korespondencja, spersonalizowane reklamy, katalogi, okólniki, notatki, itp.
Klasa 2: Ochrona przeznaczona dla danych poufnych, przeznaczonych dla wąskiego grona odbiorców.
Przykład: „wiedza niezbędna” – odpowiednia korespondencja ofertowa, wnioski, notatki, zawiadomienia, dane osobowe, itp.
Klasa 3: Ochrona przeznaczona dla danych tajnych i ściśle tajnych przeznaczonych dla wąskiego, autoryzowanego grona odbiorców.
Przykład: Dokumentacja zarządzania, R & D dokumentów, dane finansowe, sprawozdania itp.
Klasy tajności lub klasy ochrony, dokonują ogólnego podziału stopnia tajności informacji zawartych w dokumentach. Dokładniejszy podział jest przedstawiony poprzez siedem poziomów bezpieczeństwa.
Norma DIN 66399 – poziomy tajności niszczenia
Kategoria „P” odnosi się do tzw. informacji w oryginalnym rozmiarze np. papier, film rentgenowski, formy drukowane.
P-1: Wszystkie dokumenty pisemne, które maja stać się nieczytelne lub zostać unieważnione, np. przestarzałe materiały promocyjne: katalogi, prospekty itp. KLASA OCHRONY 1
P-2: Dokumenty firmowe, które mają stać się nieczytelne lub zostać unieważnione, np. korespondencja filmowa: nieaktualne instrukcje, wytyczne dotyczące podróży, ogłoszenia, formularze. KLASA OCHRONY 1
P-3: Nośniki z danymi chronionymi i poufnymi, a także danymi osobowymi, które wymagają większej ochrony, np. analiza obrotów handlowych i dokumenty podatkowe przedsiębiorstwa, a także oferty, zamówienia itp. z danymi adresowymi osób. KLASA OCHRONY 1, 2
P-4: Nośniki z danymi szczególnie chronionymi i poufnymi, a także z danymi osobowymi, które podlegają większej ochronie, np. bilanse, listy płac, dane/akta osobowe, umowy pracy, dokumentacja medyczna, dokumenty podatkowe. KLASA OCHRONY 2
P-5: Nośniki danych z tajnymi informacjami o kluczowym znaczeniu z punktu widzenia istnienia osoby, przedsiębiorstwa, lub instytucji, np. patenty, dokumentacja konstrukcyjna, dokumenty strategiczne, analizy konkurencji, dokumenty procesowe. KLASA OCHRONY 2,3
P-6: Nośniki danych z tajnymi dokumentami, w przypadku których należy zachować nadzwyczajne środki bezpieczeństwa, np. dokumentacja dotycząca badań i rozwoju, dokumentacja urzędowa. KLASA OCHRONY 3
P-7: Dla danych ściśle tajnych, wobec których obowiązują najwyższe wymagania odnośnie bezpieczeństwa, np. wojsko czy policja. KLASA OCHRONY 3.
W zależności od stopnia tajności niszczonego dokumentu należy przestrzegać odpowiedniej wielkości ścinków.
| Stopień tajności | Klasa Ochrony | Standard wielkość ścinka |
| P1 | 1 | Szerokość paska maks. 12 mm |
| P2 | 1 | Szerokość paska maks. 6 mm |
| P3 | 1+2 | Powierzchnia ścinka maks. 320 mm2 |
| P4 | 2 | Powierzchnia ścinka maks. 160 mm2 |
| P5 | 2+3 | Powierzchnia ścinka maks. 30 mm2 |
| P6 | 3 | Powierzchnia ścinka maks. 10 mm2 |
| P7 | 3 | Powierzchnia ścinka maks. 5 mm2 |
W przypadku niszczenia dokumentów warto dokładnie stosować się do wymogów prawnych. Dane osobowe w świetle prawa europejskiego są szczególnie chronione, a proces niszczenia dokumentacji przez podmiot zewnętrzny daje administratorowi danych pewność, że zostaną one zniszczone bezpiecznie i zgodnie z prawem.
W jaki sposób to robimy możesz zobaczyć tutaj: Jak niszczymy dokumenty?
