Niszczenie dokumentów to czynność, która wymaga nie tylko znajomości przebiegu samego procesu, ale też w równym stopniu znajomości przepisów prawnych. Popularnym ostatnio stało się niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, jest to związane z rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, powszechnie znanym jako RODO. W takim przypadku przedsiębiorstwa publiczne bądź prywatne kierują się do firm, które świadczą tego typu usługi. Najczęściej utylizowane są tzw. dokumenty przedawnione. Ustalenie ich przedawnienia jest rezultatem dokonanej inwentaryzacji.
Poniżej znajdują się wybrane okresy przydatności danych w jednostce organizacyjnej dla podanych typów dokumentów:
- Dokumenty “rozliczeniowe” – do 1 roku (po ich rozliczeniu),
- Księgi rachunkowe – do 5 lat,
- Dokumentacja związana z pracami inwentaryzacyjnymi – do 5 lat,
- Dokumentacja określająca organizację praktyczną nauki zawodu – do 10 lat
- Dokumentacja medyczna dziecka od ukończenia 2 roku życia – do 22 lat
- Rozporządzenia dotyczące funkcjonowania placówki pedagogicznej – do 25 lat
- Dokumenty kadrowe dotyczące pracowników, po rozwiązaniu z nimi umowy – do 50 lat
Jeśli chodzi o specyfikacje prawne przebiegu samego procesu, Spółdzielnia Socjalna Albert wykonuje go zgodnie z normą DIN 66399 (klasa niszczenia 4). Wspomniana klasa niszczenia ma zastosowanie do dokumentów klasyfikowanych jako tajne. Co jest podkreślone również na certyfikacie wystawianym naszym klientom. Wszystkie dokumenty niszczymy według wymogów dostarczonych przez zamawiającego. Istotny jest także fakt, że w omawianym procesie uczestniczą tylko i wyłącznie osoby do tego upoważnione, a certyfikat możemy wysłać pocztą tradycyjną lub elektroniczną.
Naszym celem jest profesjonalne i ekologiczne niszczenie dokumentacji przy zachowaniu pełnej poufności działania oraz wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Wykorzystujemy nowoczesny i atestowany sprzęt. Działamy z wykorzystaniem najlepszych praktyk – opracowany proces niszczenia gwarantuje bezpieczeństwo, poufność i sprawne wykonanie zlecenia.
Wybierając nasze usługi, nie tylko dbasz o pełne bezpieczeństwo swoich danych, ale również wspierasz rozwój osób niepełnosprawnych – podopiecznych Fundacji im. Brata Alberta.