Kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe reguluje RODO. Zgodnie z RODO wszelka dokumentacja tego typu nie powinna być przechowywana dłużej niż jest to konieczne.
Po upływie z góry określonych terminów, archiwizowane dokumenty powinny zostać zutylizowane we właściwy sposób, tak, aby ponowne odtworzenie ich treści nie było możliwe.
Za niestosowanie się do wytycznych prawa i postanowień RODO związanych z bezpiecznym niszczeniem dokumentacji mogą zostać nałożone dotkliwe kary, w tym także pieniężne, z góry określone przepisami.
Uprawnienia do nakładania kar finansowych posiada PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). UODO może nałożyć karę pieniężną do 20 mln euro lub 4% obrotu za bardzo poważne naruszenia, m.in. zasad przetwarzania danych, praw osób, których dane dotyczą, lub niestosowanie się do nakazów organu nadzorczego. Za pozostałe naruszenia – do 10 mln euro lub 2% obrotu, w zależności, która kwota jest wyższa. Poza karami pieniężnymi, UODO może wydać nakaz związany z przywróceniem zgodności z RODO, także nakazać ograniczenie przetwarzania wyłącznie do przechowywania, co może zatrzymać proces biznesowy i tym samym być bardziej dotkliwe niż kara pieniężna. Naruszając RODO, należy liczyć się także z odpowiedzialnością odszkodowawczą w przypadku pozwu, karną w przypadku zawiadomienia do prokuratury lub dyscyplinarną – w przypadku niestosowania się do wewnętrznych polityk i procedur przez pracownika.
Poza aspektami prawnymi istnieją również inne powody, dla których dokumenty niearchiwalne należy niszczyć:
– Czynnik ekonomiczny – niszczenie dokumentacji jest tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie,
– Czynnik ekologiczny – zniszczone dokumenty są powtórnie przetwarzane na papier, co pozwala zaoszczędzić energię i zasoby naturalne.
Niszczenie dokumentacji warto powierzyć profesjonalistom. Nie zapomnijmy o właściwym, bezpiecznym transporcie dokumentów. Sam proces niszczenia warto nagrać na płytę. Jeśli dojdzie do audytu UODO, będziemy spokojni, że wszystko zostało poprawnie wykonane (właściwa umowa, certyfikat zniszczenia).
A wszystko to znajdziesz u nas. Dokumenty niszczymy od razu po przetransportowaniu i oczyszczeniu. Cały proces jest monitorowany i możesz wraz z certyfikatem zniszczenia dokumentów, otrzymać jego nagranie. Wybierając nasze usługi, nie tylko dbasz o pełne bezpieczeństwo swoich danych, ale również wspierasz nasz rozwój – osób niepełnosprawnych – podopiecznych Fundacji im. Brata Alberta.
Zapraszamy do kontaktu!
